Tematowi produktywności poświęciłem już kiedyś dość obszerny artykuł. Pokazałem w nim techniki, które wykorzystuję, by dbać o wysoką produktywność. Tym razem chciałbym spojrzeć na aspekt produktywności z nieco innej strony. Wypracowanie metod zwiększających produktywność to połowa sukcesu. Druga połowa to walka ze złymi nawykami i czynnościami psującymi efektywną pracę. W tym artykule skupiam się na tej drugiej połowie. Z pewnością nie wyczerpałem tematu całkowicie. Uwagę poświęciłem tematom, z którymi sam się zmagam.

Mówiąc o produktywności, chciałbym podkreślić, że daleko mi do podejścia, że produktywność jest najważniejsza i że trzeba pracować na 2137% swoich możliwości. Praca na pełnych obrotach przez cały czas to prosta droga do przemęczenia, wypalenia, nerwicy i jeszcze gorszych rzeczy. Moim zdaniem od niskiej produktywności zdecydowanie gorsza jest toksyczna produktywność. Nie dajmy się zwariować, przerwa na kawę czy kilka minut oglądania głupot na TikToku nie sprawi, że dzień pracy się zawali.

Przez produktywność nie mam na myśli też wszelkich praktyk polegających na mierzeniu produktywności w liczbie napisanych linii kodu, zrobionych tasków, metryk, zebranych punktów czy innych Pokemonów. Zależy mi na pracy nad wypracowaniem zdrowego podejścia do produktywności, tzn. wyciśnięciu z czasu faktycznej pracy maksimum i uniknięcia przepalania czasu. Jeśli mogę zrobić tę samą pracę w 1x zamiast 2x to wolę to zrobić w 1x i drugie tyle czasu spożytkować na coś innego.

Multitasking i context switching

Te dwa zjawiska to moim zdaniem jedne z największych pułapek produktywności. Context switching to zachowanie, gdzie przełączamy się między kilkoma zadaniami. Przełączanie się między zadaniami wymaga energii, a to ile jej spożytkujemy, zależy od tego, jak często się przełączamy i podobieństwa wykonywanych zadań. Weźmy za przykład pracę nad kodem i odpisywanie na wiadomości w międzyczasie. Będzie to prawdopodobnie bardziej męczące niż wykonanie tych czynności jedna po drugiej. Większe zmęczenie oznacza spadek efektywności pracy, podatność na błędy i obniża komfort pracy. Możesz spojrzeć na context switching jak na pracę z cache — zmieniając kontekst, czyścisz swój cache, by móc załadować do niego nowe dane.

Multitasking uważam za jeszcze gorszy niż context switching. Multitasking również polega na pracy nad wieloma rzeczami. Jednak tu praca odbywa się w tym samym czasie. Przykładowo, jednoczesne siedzenie na spotkaniu i programowanie. Zdecydowana większość populacji ma problem z jednoczesną pracą nad kilkoma zadaniami. Jedno z badań wykazało, że poniżej 3% przebadanej populacji nie wykazało obniżenia kosztów wydajności:

Supertaskers have a strikingly remarkable ability to successfully perform two attention-demanding tasks that over 97% of the population cannot perform without incurring substantial costs in performance.

Matematyka nie jest po naszej stronie. Rozsądnym więc jest założyć, że należymy do tej większej grupy. Osobiście multitaskuję, gdy co najmniej jedna z czynności nie wymaga dużego skupienia. Przykładowo, w trakcie sprzątania słucham podcastów, z których mogę dowiedzieć się czegoś przydatnego.

Co można z tym zrobić?

W walce z multitaskingiem i context switchingiem może pomóc odpowiednie planowanie pracy. Zanim zaczniesz planować pracę, warto ustawić zadaniom priorytety. Mogą Ci w tym pomóc metody, które opisałem w innym artykule. Znając priorytety poszczególnych zadań, można ułożyć kolejność ich realizacji. Wtedy pierwsze zadanie na liście jest tym, nad którym obecnie pracujesz. Jeśli to możliwe, spróbuj jednocześnie pogrupować zadania tematycznie. Przykładowo, jeśli Twoim najważniejszym zadaniem jest napisanie e-maila, to możesz po wykonaniu tego e-maila napisać wszystkie pozostałe. Dzięki temu przez resztę dnia będziesz mógł/mogła skupić się na innych typach zadań.

Oczywiście zawsze może wpaść coś, co pokrzyżuje plany. Jednak z gotowym planem i uporządkowanym backlogiem zadań do zrobienia łatwiej będzie Ci wstawić nowe zadanie w odpowiednie miejsce. Zachęcam też, by takie zadanie nie lądowało jako pierwsze na liście. Chyba że jest to absolutnie konieczne. W większości przypadków, nawet jeśli jest pilne, to może poczekać, aż skończysz pracę nad obecnym zadaniem.

Możesz również spróbować metody blokowania czasu. Polega ona wpisaniu do kalendarza bloków czasu, w których pracujesz nad określonym typem zadań. Wiedząc, czym zajmujesz się o danej godzinie, mniej będzie Cię kusić by przy w tym samym czasie lub międzyczasie zajmować się czymś innym. Takie podejście sprawdzi się, gdy Twój dzień pracy jest powtarzalny i np. masz spotkania o stałych godzinach i masz mało „wrzutek”.

Sceptycznie podchodzę również do zasady dwóch minut:

Jeśli czynność, którą chcesz wykonać, zajmie Ci 2 minuty lub mniej, zrób to od razu.

Moim zdaniem ta zasada ma sens, gdy ta czynność jest podobnym kontekście tego, co robimy w danej chwili. Jeśli akurat koduję, to dwie minuty poświęcone na odpisanie na otrzymanego maila całkowicie burzy mi obecny poziom koncentracji.

Wypracuj rutynę dnia

Podobnie jak kolejność zadań możesz zaplanować swój dzień. Zachęcam do wypracowania rutyny dnia pracy. Jako inspirację możesz przeanalizować mój plan dnia:

• Sprawdzenie powiadomień, maili i nieodczytanych wiadomości;
• Zrobienie code review, by nie blokować reszty zespołu;
• Dokończenie otwartych tematów z dnia poprzedniego;
• Rozpoczęcie pracy nad największym/najtrudniejszym zadaniem danego dnia. Takie podejście znane jest jako „eat that frog”. Jeśli to możliwe warto planować jedną „żabę” na dany dzień 🐸
• Jeśli „żaba została już zjedzona”, a jest czas i miejsce na kolejne zadania to realizuję je zgodnie z kolejnością;
• Na koniec dnia przygotowuję listę zadań na dzień następny. Planuję, nie tylko bazując na priorytetach, ale też na kalendarzu. Jeśli wiem, że mam spotkanie w środku, to staram się tak dobrać zadania, by przed spotkaniem nie mieć zadania w trakcie realizacji. Po spotkaniu mogę wtedy ruszyć z kolejnym zadaniem, bez przypominania sobie co robiłem wcześniej. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe lub moje estymacje okażą się trafne. Planując, warto znać swoje limity i zaplanować faktycznie tylko tyle zadań ile jesteśmy w stanie zrobić. Dopychanie kolanem dodatkowych zadań to nie jest dobry pomysł, trust me 😉
• Na koniec dnia zostawiam sobie mniej wymagające zadania, powtarzalne czynności. Nie zaczynam wtedy nic wymagającego ode mnie dużego skupienia czy głębszego zastanowienia się.

Taki sposób działa u mnie, niekoniecznie może zadziałać u Ciebie. Znam osoby, które najefektywniejsze są w drugiej połowie dnia. Jednak niezależnie od tego, kiedy Twoja produktywność jest największa.

Złodzieje uwagi

Złodziejami uwagi nazywam wszelkie rozpraszacze, które odciągają mnie od pracy. Za złodzieja uwagi numer jeden uważam powiadomienia. Idealnym rozwiązaniem jest wyłączenie powiadomień. W moim przypadku po włączeniu trybu „focus” jedynym sposobem, by do mnie dotrzeć to połączenie telefoniczne z ograniczeniem do zdefiniowanej przeze mnie listy numerów.

Nie zawsze można jednak pozwolić sobie na taki komfort. W takim wypadku warto przejrzeć otrzymywane powiadomienia i wyłączyć te mniej istotne. Które są tymi mniej istotnymi, to już kwestia indywidualna. Sugeruję jednak zastanowić się, czy:

• Od razu musisz dostać informację o nowym mailu na skrzynce?
• Wszystkie kanały i wątki na komunikatorze wymagają twojej uwagi?
• Czy promocja 1+1 w lokalnej pizzerii jest czymś, o czym musisz wiedzieć teraz?

Uwagę mogą kraść też nadmierne karty w przeglądarce. Szczególnie dotyczy to kart, które wyświetlają liczbę powiadomień lub emitują dźwięk, na przykład Messenger czy Facebook. Będąc przy temacie mediów społecznościowych, polecam zainstalowanie wtyczki News Feed Eradicator. Przyda się, szczególnie jeśli publikowanie na social mediach to część Twojej pracy. Po włączeniu wtyczki zamiast feeda wyświetlane nam są cytaty. Niestety wtyczka działa jedynie dla wybranych platform społecznościowych.

Nieco bardziej radykalną alternatywą jest rozszerzenie Nomoresurf. Pozwala ono na całkowitą blokadę danej strony. Przyda się też, gdy chcemy przestać odwiedzać inne strony niż media społecznościowe.

Podsumowanie

Celowo pominąłem dwa aspekty, które wpływają na produktywność równie negatywnie — perfekcjonizm i prokrasytynacja. Na temat perfekcjonizmu przygotowałem dedykowany artykuł. Z kolei prokrastynacja jest zagadnieniem, z którym sam mam problem i nie czuję bym był odpowiednią osobą, by się wypowiadać na jej temat.

Ciekawi mnie, jakie Ty widzisz pułapki produktywności. Daj znać w komentarzu, co psuje Twoją produktywność i jak sobie z tym radzisz. Zajrzyj też do w linki poniżej, gdzie znajdziesz dużo dodatkowych treści na temat metod poprawy produktywności.

Źródła i materiały dodatkowe

• Jak dbam o wysoką produktywność?
• Piekło perfekcjonisty
• Programisto, odpocznij…
• Priorytetyzacja i estymacja zadań
• Google Chrome Addon – News Feed Eradicator
• Nomoresurf – Productivity Website Blocker
• Nir and Far – 4 Mental Traps That Kill Productivity
• Brian Tracy – Eat That Frog: Brian Tracy Explains the Truth About Frogs
• The Everygirl – Is It Possible To Be Too Productive at Work?
• Zasada 2 minut. Tylko tyle i AŻ TYLE.
• Jason M. Watson & David L. Strayer – Supertaskers: Profiles in extraordinary multitasking ability
• Nick Wignall – 10 Ways to Be More Productive (Without Being Hard on Yourself)
• Nick Wignall – 6 Habits of Highly Focused People
• Nick Wignall – 3 Procrastination Tips That Nobody Wants to Hear
• Martin Fowler – Cannot Measure Productivity
• Piotr Karczmarz – Programmer Interrupted: The Real Cost of Interruption and Context Switching

Zaobserwuj mnie na LinkedIn!

LinkedIn jest głównym medium, poza blogiem, gdzie publikuję swoje przemyślenia. Zaobserwuj mój profil na LinkedIn, by być na bieżąco!
Zachęcam też do zaobserwowania devszczepaniak.pl na Facebooku, gdzie oprócz informacji o nowych artykułach publikuję linki do ciekawych treści.

Udostępnij wpis

Szukasz taniego i dobrego VPS? Skorzystaj z Mikrusa i przy zakupie odbierz dodatkowy miesiąc usługi za darmo!

📖 Koniecznie sprawdź ofertę księgarni Helion oferującej tysiące książek dla programistów w dobrych cenach! Kupując z tego linku, pomagasz w rozwoju bloga.

Chcesz docenić moją pracę? Postaw mi kawę!